Het is allereerst van belang om intern af te stemmen met de verantwoordelijke van de Commerciële afdeling of er eventueel afspraken zijn gemaakt waar je niets van afweet. Het kan voorkomen dat nog niet alle informatie is overgedragen aan de Customer Service afdeling. Daarna ga je met de klant in gesprek om uit te zoeken hoe hun productieprogramma eruit ziet. Je hebt contact met de contactpersoon van het bedrijf. Dat kan stroef lopen want die weet soms ook niet precies hoe de zaken daar lopen. Dus het is handig om bij een klant te weten wie je voor welke zaken moet hebben.

Vervolgens kun je een overzicht van het contract en de afname van het product in Excel zetten en opsturen naar de klant, met de vraag of ze kunnen laten weten wanneer zij de resterende volumes gaan afnemen.

In verband met de planning van producten die geproduceerd of besteld moeten worden is het nodig om goed bij te houden wat een klant afneemt en of dat op tijd gebeurt. Wij zijn daar flexibel in maar het moet wel onderhouden worden. Het is hoe dan ook essentieel om altijd actie te ondernemen, want niets doen of iets zonder overleg doen is onverstandig.