Als Secretaresse bij Vivare ben je verantwoordelijk voor het beheren van de agenda's en mailboxen van diverse Managers. In deze rol houd je overzicht over hun dagelijkse schema's, plan je afspraken zorgvuldig in en zie je toe op een gestroomlijnde communicatie. Je organiseert vergaderingen, reserveert ruimtes en zorgt ervoor dat alle benodigde materialen beschikbaar zijn. Ook stel je tijdens sommige vergaderingen en bijeenkomsten actielijsten op, zodat er na afloop helderheid is over wie wat gaat doen.

Daarnaast speel je een actieve rol in het coördineren van diverse interne aangelegenheden. Dit varieert van het organiseren van kleine bijeenkomsten en teamuitjes tot het attent zijn op speciale gelegenheden binnen het team, zoals verjaardagen of jubilea. Hiermee draag je bij aan een aangename werksfeer.

Je komt, samen met je directe collega te werken voor de managers van de directie Klant. Samen zorgen jullie voor een soepele ondersteuning van de 4 managers, waarbij iedere secretaresse haar eigen specifieke bijdrage levert. Ook vorm je een team samen met de andere Secretaresses binnen Vivare.