Wat is vereist?
- Afgeronde administratieve mbo-opleiding (niveau 4)
- Kennis van en ervaring met Microsoft 365
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Goed aanpassingsvermogen
- Zelfstandig en behulpzaam
Wat krijg je?
- €2.700 - €3.350 bruto p/m (o.b.v. fulltime dienstverband en afhankelijk van kennis en ervaring)
- 13e maand, pensioenregeling met bijdrage van de werkgever, thuiswerk- en reiskostenvergoeding
- 38-urige werkweek
- 25 vakantiedagen + 13 dagen compensatieverlof (o.b.v. fulltime dienstverband)
- Collectieve vaardigheidstrainingen en individuele ontwikkelingsmogelijkheden
- Laptop, iPhone en telefoonabonnement
- Flexibele werktijden en hybride werken, goede bereikbaarheid kantoor met auto en OV
Wat doe je?
- 20% Agenda’s beheren van Managers en Beleidsadviseurs
- 20% Vergaderingen organiseren + vergaderstukken voorbereiden
- 20% Administratie verwerken in crm-systeem
- 20% Mails lezen en beantwoorden
- 20% Intern overleg
Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.
Interesse
Heb je een vraag of ben je geïnteresseerd? Neem contact met ons op.Miranda Lugtigheid
Secretaresse P&O
Vacature
Als (Junior) Secretaresse bij Verbond van Verzekeraars ben je verantwoordelijk voor het agendabeheer van een Manager en meerdere Beleidsadviseurs van eenzelfde afdeling. Je houdt je bezig met het (her)plannen van (digitale) afspraken en communiceert hier met hen over via de mail, telefoon of Microsoft Teams. Je maakt vergaderschema’s voor werkgroepen en commissies, maar plant ook ad hoc afspraken in.
Daarnaast zorg je voor het organiseren van vergaderingen. Zo reserveer je conferentieruimtes en organiseer je eventueel een lunch, borrel of diner. Ook bereid je vergaderstukken voor, waarbij je samenwerkt met collega’s om deze tijdig gereed te hebben en te verspreiden onder alle deelnemers via bijvoorbeeld SharePoint. Verder verwerk je diverse soorten administratieve gegevens in het crm-systeem en beantwoord je vragen die via je mailbox binnenkomen.
Je bent werkzaam in het Secretariaat, dat bestaat uit elf secretaresses en een Teammanager. Je werkt zelfstandig, maar kunt bij vragen of problemen altijd bij je collega’s uit je team terecht. Ook heb je geregeld contact met de afdeling waar jij Secretaresse van bent om zaken op elkaar af te stemmen.
Als je het leuk vindt om andere mensen te ontzorgen bij hun werkzaamheden, en je het daarbij een uitdaging vindt dat je soms sterk in je schoenen moet staan en taken moet prioriteren, dan is dit een baan voor jou.
Werkweek
Tijdens een leuke werkdag heb je het voor elkaar gekregen om een belangrijke vergadering in te plannen. Je hebt hier veel moeite voor gedaan, waardoor het een voldaan gevoel geeft dat het eindelijk is gelukt!
Tijdens een mindere werkdag heb je het wel erg druk met afspraken inplannen, mails beantwoorden en het organiseren van een vergadering. Aan jou de taak om je werkzaamheden te prioriteren, zodat je iedereen zo goed mogelijk kunt helpen.
- 07:00
- 08:00
- 09:00
- 10:00
- 11:00
- 12:00
- 13:00
- 14:00
- 15:00
- 16:00
- 17:00
- 18:00
-
- Mails lezen en beantwoorden
- Werkoverleg
- Agenda beheren
- Lunch
- Administratie verwerken
- Agenda beheren
- Mails lezen en beantwoorden
- Kantoordag
-
- Mails lezen en beantwoorden
- Agenda beheren
- Lunch
- Vergadering organiseren
- Mails lezen en beantwoorden
- Koffiemoment met collega's
- Contact met Manager
- Thuiswerkdag
-
- Agenda beheren
- Contact met Beleidsadviseurs
- Vergadering organiseren
- Lunch
- Agenda beheren
- Administratie verwerken
- Mails lezen en beantwoorden
- Kantoordag
-
- Koffiemoment met collega's
- Secretaressenoverleg
- Contact met Manager
- Mails lezen en beantwoorden
- Lunch
- Contact met Beleidsadviseur
- Vergadering organiseren
- Mails lezen en beantwoorden
- Thuiswerkdag
-
- Mails lezen en beantwoorden
- Werkoverleg
- Agenda beheren
- Lunch
- Vergadering organiseren
- Agenda beheren
- Administratie verwerken
- Kantoordag
Voorbeeld uit de praktijk
Groeipad
Als (Junior) Secretaresse zijn er volop mogelijkheden om te groeien en door te stromen naar andere functies. Je kunt jezelf ontwikkelen door gebruik te maken van mogelijkheden binnen de VerbondsAcademie, het interne opleidingsprogramma. Zo kun je incompanytrainingen en online cursussen volgen, of aansluiten bij een masterclass van een collega. Daarnaast zijn er mogelijkheden voor individuele opleidingswensen.
Werken bij Verbond van Verzekeraars
Het Verbond van Verzekeraars staat als belangenbehartiger midden in de actualiteit. Wij ondernemen alles om financiële dienstverleners te verenigen, sector en samenleving te verbinden en te versterken op het gebied van risico’s en onzekerheden. Voor politici, overheden en maatschappelijke organisaties, vakbonden en werkgevers zijn wij de gesprekspartner.
- Hoofdkantoor in Den Haag
- 49% / 51%
- 110 medewerkers
- Gem. leeftijd 48 jaar
Collega's
