Burn-outs: hoe voorkom je ze?
Geen enkele baan is perfect. Toch is het aan te raden om het geluk van werknemers als prioriteit te zien. Het risico als je dit niet doet: kostbare burn-outs. De laatste jaren zijn hier talloze preventieve maatregelen voor bedacht, die we – voor het gemak – in drie niveaus hebben opgedeeld. Hier lees je wat je kunt doen om te voorkomen dat werknemers opgebrand raken.
1) Het perfecte kantoor
Pingpongtafels, een playstation en een kantoorhond: het zijn niet alleen multinationals en ambitieuze start-ups die hiermee pronken. Dit heeft zo zijn redenen, kijkend naar de wetenschap. Dit onderzoek laat bijvoorbeeld zien dat werknemers die tijdens hun werkdag door een hond vergezeld worden, uiteindelijk minder stress ervaren dan huisdierloze collega’s. Bovendien worden secundaire arbeidsvoorwaarden belangrijker; voor 40 procent van de werkzoekenden zijn ze zelfs doorslaggevend.
Wel komt hier één belangrijke kanttekening bij kijken. Als je daadwerkelijk burn-outs wilt voorkomen, is meer nodig dan een stoelmassage of potje poolen. Sterker nog: moderne kantoortuinen kunnen stress juist aanwakkeren. Bedrijfsartsen horen steeds vaker dat werknemers last hebben van concentratieverlies, hoofdpijn en vermoeidheid door de vele prikkels op kantoor.
Rust en ruimte
Een pasklare oplossing hiervoor bestaat niet, want burn-outpreventie is maatwerk. Iedereen is immers uniek, ondanks het feit dat bepaalde persoonlijkheidskenmerken typerend zijn voor burn-outs. Toch kun je proberen de kantoorruimte zo aangenaam mogelijk te maken. Uit Noors onderzoek blijkt dat je voor elke vijf flexwerkplekken één stilteruimte moet hebben. Ander onderzoek laat zien dat je werknemers privacy moet bieden, bijvoorbeeld door bureaus te voorzien van achterwanden. Andere oplossingen: natuurlijk licht (dus géén tl-verlichting), veel planten, rustige kleuren, een fijne akoestiek, en comfortabel, praktisch meubilair.
Onthoud wel dat een perfect, rustgevend kantoor met ontspannende, secundaire arbeidsomstandigheden geen garantie is voor burn-outpreventie. Het kán helpen, maar alleen in combinatie met andere maatregelen, zoals het vergroten van geluk onder werknemers.
2) Werknemersgeluk
In onze individualistische maatschappij wordt geluk steeds belangrijker. Geluk is het ultieme streven, ook op de werkvloer. We hebben tegenwoordig geen baan, maar zijn een baan, laat dit onderzoek zien. Ook onder werktijd zijn we op zoek naar voldoening, waardering en goede relaties. Daar profiteert niet alleen de medewerker van, maar ook de baas: organisaties met gelukkige werknemers zijn succesvoller en winstgevender. Dit komt omdat deze medewerkers productiever en loyaler zijn, consistent werken en minder snel bij conflicten betrokken raken.
Maar wanneer spreken we van een ‘gelukkige’ werknemer? Volgens de wetenschap zijn gelukkige werknemers betrokken en bevlogen. Ze hebben affiniteit met de organisatie (dit getuigt van betrokkenheid) en vinden hun baan oprecht interessant en leuk (ze zijn bevlogen). Hierdoor is de werknemer in balans, wat de kans op stress en een burn-out verkleint. Let wel: een medewerker die óf betrokken óf bevlogen is, loopt alsnog risico. Iemand kan een baan nog zo leuk vinden, maar als diegene zich niet fijn voelt onder collega’s, is werkstress een realistisch scenario.
Een luisterend oor
Betrokkenheid en bevlogenheid komt - volgens de positieve psychologie - voort uit drie factoren. Deze vind je terug in het P3F-model:
- Purpose. Mensen zijn gelukkiger op werk als ze het gevoel hebben zinvol werk te doen.
- Flow. Mensen zijn gelukkiger op werk als ze het gevoel hebben dat ze werk afmaken en voortgang boeken.
- Fun & Friendship. Mensen zijn gelukkiger op werk als ze daarin goede relaties onderhouden en positieve momenten met elkaar delen.
Je kunt deze drie geluksaanleidingen triggeren door in gesprek te gaan met medewerkers en oprecht te luisteren. Een one-size-fits-all of top-down geluksstrategie bestaat niet, dus ga te werk op individueel niveau. Leer iedere werknemer écht kennen en achterhaal alle behoeftes, ambities en overtuigingen. Doe hier vervolgens echt iets mee en koppel hier individuele actiepunten aan.
Een organisatiebrede geluksboost
Als je oprecht luistert naar werknemers en beloftes waarmaakt, dan neemt de kans op werkgeluk toe. Mocht je behoefte hebben aan een overkoepelende houvast om werknemersgeluk in het algemeen te vergroten, houd dan de vijf factoren van het HEART-model in gedachten:
1) Cultuur. Zorg voor openheid. Maak de missie, visie en kernwaarden van je organisatie helder en inspirerend. Hanteer bovendien open communicatie, ook over bedrijfsresultaten. Geef medewerkers de ruimte om hun zorgen (of frustraties) te delen op een manier die zij fijn vinden. Kortom: laat medewerkers zichzelf zijn.
Daarnaast kun je een vertrouwenspersoon aanstellen. Denk aan een externe coach, omdat collega’s het wellicht niet fijn vinden om issues met een collega of leidinggevende te delen. Daarnaast weet je zeker dat er (fulltime) iemand aan de slag gaat met het welzijn van werknemers en dit onderwerp niet onderaan het to-dolijstje van HR belandt.
2) Werkomgeving. Thuiswerken is het nieuwe normaal, maar afwisseling met een kantooromgeving kan fijn zijn. Zeker voor jonge ouders. Zorg daarom voor een kantoor met zo min mogelijk prikkels die stress kunnen uitlokken.
Bovendien kun je proberen om het thuiswerkkantoor zo aangenaam mogelijk te maken voor je werknemers. Denk hierbij aan extra beeldschermen, noise-cancelling headphones en goede bureaustoelen.
3) Leiderschap. Medewerkers willen zich gehoord voelen en het liefst in een organisatie met zo weinig mogelijk hiërarchie werken. Aansturing is noodzakelijk en niet per se slecht, maar zorg dat je dit op een empathische manier doet en het gesprek aangaat met je werknemers. Luister niet alleen naar werknemers, maar dóe ook iets met hun verzoeken of frustraties. Hanteer bijvoorbeeld geen verplichte communicatiestop na 17.00 uur, maar wel een beleid waarin duidelijk wordt dat je niet van je collega mag verwachten dat diegene meteen reageert. Als een medewerker liever ‘s avonds werkt en ‘s ochtends wil sporten, laat diegene dit dan ook doen.
Belangrijk is dat je hierin als voorbeeld dient. Ga wandelen tijdens de lunch, werk niet tijdens weekenden en sla ook eens om 16.00 uur je laptop dicht. Als je namelijk zegt dat je medewerkers moeten ontspannen, maar dit zelf niet doet, dan kunnen stressgevoelige werknemers zich indirect verplicht voelen om net zoals de baas te handelen.
4) Employee Journey. Zorg ervoor dat alle HR-instrumenten, -processen en -regelgeving goed op elkaar aansluiten. Kijk ook naar de onboardingstrajecten, voortgangsgesprekken en tools waarmee je werkt. Is het allemaal efficiënt, effectief en aangenaam? In welk opzicht kan het beter? Als alle stappen die een werknemer doorloopt – van eerste sollicitatiegesprek tot afscheidsborrel – goed verlopen, dan vergroot dit de kans op een gelukkige werknemer.
5) Technologie. Spreekt voor zich, maar technologie kan altijd beter. Zorg allereerst voor een goede basis in de vorm van stabiele Wi-Fi, moderne apparatuur en handige digitale tools. Zo voorkom je niet alleen verloren tijd en geld, maar ook frustratie en daarmee werkstress (niemand zit te wachten op vastlopende Zoom-meetings ;)).
3) De vijf W’s en de H
Een journalistiek uitgangspunt: begin je nieuwsbericht altijd met de vijf W’s en de H. Wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. De reden: de antwoorden omvatten de belangrijkste informatie. Dit gaat ook op als we kijken naar werknemers. Ga terug naar de basis en kijk hoe de werkzaamheden en verantwoordelijkheden verdeeld zijn in jouw organisatie. In het onderstaande werkstressontwikkelingsproces-model van Karasek (2004) wordt onderscheid gemaakt tussen vijf fases en/of omstandigheden waar de werkgever - als het gaat om werkstress - op kan inspelen.
De hierboven weergegeven kaders bevatten de oorzaken (de drie linkerkaders) en de gevolgen (de twee rechterkaders) van werkstress. Daaronder staat wat je als organisatie hieraan kunt doen. Dit lichten we hieronder toe:
- Aanpassen productieproces. Wees je bewust van hoe mensen nu werken en of dat eventueel stress kan veroorzaken. Als werknemers in vier verschillende programma’s werken en dit net zo goed één programma kan zijn, scheelt dit tijd, frustraties en eventueel stress.
- Aanpassen arbeid. Denk hierbij aan meer personeel of aan werk- en rusttijden die beter met elkaar in balans zijn.
- Aanpassen taakstructuur. Denk hierbij aan minder projecturen of concretere taken. Je achterhaalt de voorkeuren van werknemers tijdens functioneringsgesprekken.
- Aanpassen communicatiepatroon. Wordt er alleen maar gecommuniceerd náár de werknemers toe, vanuit de leiding (top-downcommunicatie)? Of hebben werknemers net zoveel invloed en wordt er actief naar hen geluisterd (bottom-upcommunicatie)? Welke communicatiewijze het beste bij jouw organisatie past, hangt af van de omstandigheden, maar wees je wel bewust van de invloed van communicatie.
- Aanpassen coping-gedrag. Dit hangt deels af van het individu, maar als werkgever heb je hier zeker invloed op door vaardigheden aan te leren, bijvoorbeeld met een cursus tijdsmanagement. Ook kun je een individuele werkdrukanalyse opstellen.
- Aanpassen re-integratie. Ook dit verschilt per individu, maar ga hier altijd voorzichtig te werk. Focus je echt op terugvalpreventie, en heb vooral niet te hoge verwachtingen van het herstelproces en de werknemer in kwestie.
Be the change
Bovenstaande maatregelen kunnen zowel van toepassing zijn op het individu als op de organisatie. In de praktijk zijn de meeste maatregelen echter gericht op het individu, aangezien burn-outpreventies vaak lastig te implementeren zijn, en bovendien relatief duur zijn.
Uiteraard kunnen tijdsmanagementcursussen en mediation-trajecten een hoop goed doen voor werknemers. Ook kun je als organisatie veel leed voorkomen door gedetailleerde, interne analyses. Neem je organisatie eens goed onder de loep. Van werkomstandigheden tot teamsamenstelling: wat gaat goed, wat kan beter? Want een burn-out volledig voorkomen, kan een werknemer niet alleen. Daar is toch echt een werkgever voor nodig.